¿Qué es Nextcloud, y como me puede ayudar durante el teletrabajo?

En los últimos días hemos recibido una gran cantidad de peticiones para implementar un sistema que facilite trabajar desde casa, tanto para sincronizar archivos de todo tipo hasta para incluso realizar videoconferencias. Desde okITup recomendamos la aplicación Nextcloud, que reúne todos estos requisitos además de dar la opción a blindar los archivos que se alojen de forma segura.

Nextcloud es una aplicación de código abierto que permite el alojamiento de archivos en la nube. Esto nos ofrece la posibilidad de tener todos nuestros archivos disponibles en cualquier lugar, y en todo momento. Además es multiplataforma para permitir el trabajo desde un ordenador o un mac, así como también para teléfonos o tablets, ya sean de Apple o Android.

Una de sus mayores virtudes, es la privacidad que este sistema ofrece, y la gestión de sus funcionalidades por medio de módulos que al ser Open-Source, hay un amplio catálogo de módulos ofrecidos por la amplia comunidad que hay detrás.

Repasando las funciones más interesantes de Nextcloud encontramos:

Oficina y texto

Sencilla gestión de permisos avanzados y cuota

Comparte archivos o carpetas con una persona, con un grupo de personas o de manera externa al mismo y controla quién puede acceder a ellos mediante permisos o contraseñas y que pueden hacer con ellos, si los pueden ver, editar, crear documentos nuevos, compartirlo con más gente…

Opcionalmente se pueden aplicar cuotas para controlar el espacio de almacenamiento que usa cada usuario, y recibir alertas cuando se esté empezando a agotar.

ACLs in sidebar

Editor de documentos online

Al instalar el plugin ONLYOFFICE este nos abre el acceso a una suite ofimática (Excel, Word, Power Point…) y nos permite a varios usuarios editar un mismo archivo de forma online y ver los cambios que hacen sus compañeros en tiempo real.

Correo y calendario

Nextcloud incorpora herramientas similares a un webmail  que nos permiten gestionar nuestros calendarios, contactos y  nuestras cuentas de correo sin necesidad de otras aplicaciones o webs para tener todo más centralizado.

A estas le podemos conectar cualquier cuenta de correo externo y entre muchas otras configuraciones podemos añadir nuestra propia firma.

Tareas

También se permite la gestión de tareas para mantener tu agenda personal organizada en todo momento, y si se quieren gestionar las tareas a nivel de equipo, también tiene la aplicación llamada Deck que es excelente para ello.

Nextcloud TALK

Talk es la una de las aplicaciones estrella de Nextcloud. Esta es una aplicación de mensajería instantánea, permitiendo también videoconferencias grupales. Talk presume de ser mucho más segura que el resto de aplicaciones con funciones similares, asegurando que hasta los metadatos viajan encriptados y que solo viajan desde tu dispositivo hasta tu servidor donde tienes la aplicación instalada, poniendo como prioridad la privacidad.

PDF Viewer y PDF Converter

Permite visualizar documentos PDF en línea, sin necesidad de bajarlos al equipo local y tener que abrirlo usando algún programa externo.

Además también puede convertir documentos de diferentes formatos a PDF en tan solo unos segundos y reducir así el peso que ocupa para que sea más sencillo compartirlo.

Seguridad

Protección contra Ransomware

Esta es una aplicación que actúa en segundo plano y no permite subir archivos con formatos conocidos por ser ransomware

Control de versiones

Se puede activar el control de versiones para los archivos más críticos.  El control de versiones es la gestión de los cambios que se realizan sobre un archivo mediante una aplicación que registra todos las modificaciones y cuando fueron hechas.

Cuando un fichero es compartido entre un equipo o un departamento, este puede estar cambiando constantemente, por lo tanto revertir los cambios a una versión anterior con solo “2 clicks” nos puede ayudar mucho en diferentes situaciones y aumentar nuestra producción sabiendo que tenemos un respaldo.

Antivirus para ficheros

Si se activa esta opción, a la hora de subir un archivo al servidor se escaneara de forma online para asegurarse de que no esté infectado con ningún tipo de malware

Suma de verificación

Suma de verificación o “checksum” en inglés, tiene diversos usos, pero en este caso nos permite garantizar la autenticidad de los archivos que tenemos aplicando un algoritmo o “hash function” que devolverá una cadena de caracteres que representarán el estado actual del archivo. Por lo tanto al compartir el archivo con la cadena, el destinatario podrá estar seguro de la integridad del mismo y de la ausencia de modificaciones no autorizadas.

Ajustes adicionales de seguridad

Otros ajustes de seguridad que nos parecen necesarios mencionar es la posibilidad de añadir la autentificación en dos pasos, u obligar a los usuarios a usarla. Esto hace que después de insertar la contraseña correctamente, te lleve a una pantalla de verificación adicional, y se tendrá que insertar un código que se genera con unos segundos de validez.

Además de la opción de almacenar los archivos cifrados en el disco duro del servidor, esto hace que solo sean accesibles únicamente para la aplicación de Nextcloud.

Y el último que vamos a presentar es un módulo que bloquea los inicios de sesión erróneos seguidos durante un periodo de tiempo, para que no se puedan producir ataques de fuerza bruta.

Multimedia

Gestión de contenido multimedia

Permite visualizar ebooks, videos, o escuchar música además de contar contar con varias herramientas para cambiar el formato de los documentos de manera rápida.

Si necesitas ayuda o deseas probar Nextcloud, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de poder ayudarte.